La gestion électronique de documents (GED) est une pratique essentielle pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur efficacité et leur productivité en matière de gestion documentaire. En bref, la GED consiste à numériser et à gérer tous les documents d’une entreprise dans un système centralisé, accessible par tous les employés autorisés.
Quels sont les avantages de la GED ?
La GED offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment :
- Une meilleure organisation des documents : La numérisation des documents permet aux entreprises de stocker et d’organiser facilement leurs fichiers électroniques. Les employés peuvent facilement rechercher et accéder aux informations dont ils ont besoin sans avoir à fouiller dans des piles de papier ou à parcourir plusieurs ordinateurs.
- Un gain de temps : La GED permet également aux employés de gagner du temps en automatisant certains processus tels que la recherche, le tri et l’archivage des documents. Cela signifie qu’ils peuvent passer moins de temps à chercher des informations et plus de temps à effectuer des tâches importantes.
- Une sécurité accrue : La GED peut également aider les entreprises à protéger leurs données confidentielles en limitant l’accès aux documents sensibles. Les systèmes de sécurité intégrés garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
Comment fonctionne la GED ?
Le processus de mise en place d’un système GED peut varier selon l’entreprise et les besoins en dématérialisation, mais il comprend généralement plusieurs étapes clés :
- Numérisation : Le premier pas consiste à numériser tous les documents papier en utilisant un scanner ou une application mobile qui capture les images et convertit le texte en format numérique.
- Indexation : Les fichiers numériques sont ensuite indexés pour faciliter leur recherche ultérieure. Cette étape implique l’utilisation d’un logiciel OCR (Optical Character Recognition) pour convertir le texte scanné en données indexables.
- Stockage : Les fichiers indexés sont alors stockés dans un système centralisé accessible par tous les employés autorisés via une plateforme web sécurisée.
- Accès : Les employés peuvent alors accéder aux fichiers stockés via une interface conviviale qui leur permettra d’effectuer des recherches avancées, d’afficher ou même d’imprimer tout document dont ils ont besoin.
Comment choisir le bon système GED ?
Il existe plusieurs options disponibles sur le marché pour ceux qui cherchent à mettre en place un système GED dans leur entreprise. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors du choix du bon système pour votre entreprise :
- Fonctionnalités : Assurez-vous que le logiciel dispose des fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Facilité d’utilisation : Choisissez un logiciel facile à utiliser pour minimiser le temps nécessaire pour former vos employés.
- Coût : Évaluez soigneusement vos options et choisissez celle qui correspond le mieux au budget alloué.
- Intégrations tierces: Vérifiez si votre solution actuelle s’intègre bien avec la solution choisie afin d’éviter toute interruption inutile.
Conclusion
En somme, la gestion électronique de documents est une pratique essentielle pour toutes les entreprises souhaitant optimiser leur efficacité opérationnelle tout en assurant une protection accrue des données sensibles. En choisissant le bon système adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez bénéficier pleinement des avantages offerts par cette technologie innovante et augmenter ainsi votre productivité globale tout en réduisant vos coûts liées au traitement manuel du papier!