La gestion de l’outillage est l’un des principaux facteurs qui conditionnent la compétitivité et la productivité d’une entreprise. Bien qu’elle nécessite une attention particulière, il est désormais contreproductif de gérer vos machines, outils et véhicules sur format papier ou à l’aide d’un tableur comme Excel. La centralisation, l’encodage et le traitement manuel des données mobilisent trop de ressources.
Dans les lignes qui suivent, découvrez comment un logiciel de gestion du matériel permet de moderniser le contrôle des actifs de votre entreprise. Tels les engrenages d’une machine bien huilée, les modules de cet outil ont fluidifié la gestion d’un immense chantier à découvrir dans notre étude de cas.
Les bonnes pratiques pour améliorer la gestion du matériel de votre entreprise
Une bonne gestion de l’outillage commence par l’évaluation des besoins de votre entreprise. L’objectif de cette phase préalable est de faire face aux charges en constante évolution (clients, personnel, fournisseurs…) en déterminant les équipements professionnels dont vous avez besoin.
La gestion du matériel implique ensuite une identification minutieuse des actifs afin de favoriser leur suivi. Il s’agit de répertorier la désignation, la date d’achat, le numéro de série ou encore les cycles de maintenance de chaque outil avant de numériser toutes ces données.
L’équipe responsable de la gestion de l’outillage doit attribuer un statut à chaque actif pour indiquer son état. Par exemple, la pelleteuse peut être :
- en stock,
- en cours d’utilisation,
- en panne,
- en maintenance…
Il s’ensuit une planification minutieuse de la maintenance et de l’entretien, la préparation des documents d’utilisation de chaque outil et l’actualisation en temps réel de l’inventaire matériel.
Vous l’aurez compris : la gestion de parc matériel implique de nombreuses tâches chronophages, surtout pour les entreprises qui sous-traitent leurs chantiers ou qui disposent de nombreux entrepôts de stockage. La pièce manquante du puzzle n’est pourtant pas loin : le logiciel de gestion de l’outillage et ses nombreuses fonctionnalités.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion ?
Une gestion de l’outillage qui s’adapte à votre environnement de travail
La gestion de l’outillage est un défi permanent pour les entreprises de commerce, les spécialistes du BTP, les acteurs de l’industrie ou les structures de transport public. Le logiciel artisan spécialisé est flexible et offre de nombreuses fonctionnalités qui s’adaptent à tous les environnements de travail.
Une solution comme Timly cartographie l’ensemble des actifs à travers des dossiers numériques. Le stockage des données s’effectue sur le cloud, ce qui permet d’y répertorier un nombre illimité d’équipements, mais surtout de personnaliser le suivi de chaque item.
Le logiciel optimise la gestion du matériel dans une entreprise en permettant de configurer :
- les dates de maintenance,
- l’assignation nominative,
- les dates d’expiration des licences,
- les spécificités de chaque équipement.
Le gestionnaire a accès à l’historique de fonctionnement, à l’état et à la position de l’outil dont il effectue le suivi. Le temps où les matériels étaient empruntés discrètement et jamais rendus, ou conservés par des employés qui ne font plus partie de l’entreprise est révolu.
Suivi et gestion des matériels : une vision à 360°
La gestion de l’outillage peut rapidement devenir complexe pour les entreprises qui interviennent sur de nombreux chantiers, les structures qui disposent de grands entrepôts ou les professionnels qui utilisent plusieurs types de machines. Quoi de mieux qu’un logiciel qui centralise toutes les données de vos actifs pour savoir précisément ce qui est disponible et quand un équipement est hors d’usage ?
La gestion de l’outillage avec un système comme celui de Timly permet d’accéder à tout moment aux informations dont vous avez besoin. Il suffit de scanner le QR code ou le code-barre apposé sur l’appareil concerné pour en planifier l’utilisation, se l’assigner ou déclarer un dommage.
Il est possible de joindre des photos au dossier de chaque actif en se connectant à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Timly est disponible sous la forme d’une application mobile ou directement à partir d’un navigateur.
La simplicité d’utilisation et le tableau de bord complet de ce logiciel de suivi et gestion des matériels permettent de responsabiliser vos collaborateurs, même en télétravail. Par ailleurs, l’accès à la base de données est régulé par des autorisations.
Gestion du matériel dans une entreprise : le cas de ARGE
La gestion d’un grand chantier à la gare de Berne
Avec plus de 60 000 voyageurs accueillis au quotidien et environ 100 magasins et points de service, la gare de Berne est l’une des principales plaques tournantes des transports publics suisses. Dans les faits, elle ne peut normalement accueillir que 16 000 passagers, d’où la nécessité d’une extension.
Le chantier de la gare de Berne présente plusieurs défis de tailles pour le consortium ARGE :
- garantir une réalisation sans heurts des opérations d’agrandissements sur plusieurs niveaux,
- éviter les retards de livraisons,
- coordonner des centaines d’ouvriers et la gestion des équipements (loués par 4 prestataires différents).
L’ARGE a alors choisi le logiciel Timly pour moderniser la gestion de l’outillage sur ce chantier.
Une solution sur mesure avec le logiciel Timly
Le système de gestion numérique intégré dans Timly permet à l’ARGE de cartographier le chantier pour optimiser le suivi des véhicules et appareils munis d’un QR code. Cette gestion de l’outillage a permis de connaître l’emplacement, la disponibilité et les coûts liés aux équipements fournis par les diverses entreprises intervenant sur le chantier.
Les équipements et machines liés au projet sont suivis grâce à des trackers IoT. Outre la localisation GPS, cette fonctionnalité informe sur la température, les niveaux de réservoir, l’émission de CO2 et plusieurs autres données relatives au matériel répertorié. L’attribution des rôles et droits d’utilisateurs et la gestion numérique de la maintenance notamment via l’inventaire sur tablette sont autant d’avantages qu’offre Timly.
Des résultats très concluants
L’utilisation d’un logiciel de gestion de l’outillage a permis au consortium d’avoir une vue d’ensemble sur les employés et les équipements à la gare de Berne. L’ARGE a accès aux rapports détaillés sur le matériel utilisé (kilomètres parcourus, nombre d’heures d’utilisation, état de fonctionnement). Il identifie aussi les équipements en entrepôt, ce qui évite les achats inutiles.
Les acteurs intervenants sur le chantier n’hésitent pas à prêter leurs équipements, car la traçabilité est garantie précisément dans Timly. Les entreprises ARGE gagnent également beaucoup de temps dans l’édition des factures ou la gestion administrative du personnel. Les attributions nominatives ont quant à elles augmenté l’implication des employés.
« Avec Timly, nous pouvons clairement voir quel outil nous avons sur quel chantier, mais aussi leur taux d’utilisation et leur disponibilité. Chaque fin de mois, nous pouvons extraire les informations de notre inventaire actuel. Nous pouvons également voir le kilométrage et le nombre d’heures d’utilisation de nos véhicules. »
Daniel Schmid (Contremaître sur le chantier de la Gare de Berne)
Conclusion : quelle est la valeur ajoutée d’un logiciel de gestion du matériel ?
Si la gestion de l’outillage est le talon d’Achille de plusieurs entreprises, elle n’a plus rien d’un défi herculéen avec les bons outils. Le logiciel d’inventaire offre une vue d’ensemble du parc matériel tout en facilitant la gestion, la planification, la localisation et la maintenance des actifs.
Une solution SaaS comme celle de Timly permet de savoir quels équipements sont utilisés et lesquels ne le sont pas pour éviter les frais inutiles. À la clé, une réduction des pannes et pertes d’équipements allant jusqu’à 75 % pour un ROI avoisinant les 300 %.
Source :
- 65 % des entreprises de 50 salariés ou plus ont connu des difficultés dans leurs chaînes d’activité en 2020/Insee